CARA MEMBUAT FORM DI MICROSOFT ACCESS

1.1 Pengertian Form

Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol dan lain-lain. Form dalam Access dapat dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika kita bekerja dalam transaksi master detail.Salah satu interface yang disediakan oleh microsoft untuk mempercantik tampilan microsoft access adalah dengan menggunakan Form.Form dapat dibuat dengan cara Create From in desain view atau Create by using Wizard.

1.2 Pengertian Ms. Acces

Microsoft Access adalah program pengolah data base yang canggih yang biasanyadigunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah yangmisalnya, untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data keryawan, dan lainsebagainya.Mungkin pada saat ini banyka yang menganggap bahwa microsoft access merupakan halyang sulit dikerjakan tetapi perkembangan komputer tidak sesulit bayangan anda itu. Tapianda mungkin menemukan kemudahan-kemudahan sehingga anda dapat melewatinya.

Microsoft Access merupakan salah satu software pengolah database yang berjalandibawah sistem windows. Microsoft Access merupakan salah satu produk Office dariMicrosoft yang dapat menangani database dengan skala besar maupun kecil. Dalam pengolahan database, Microsoft Access ini memiliki sarana atau objek-objek yang dapatmempermudah pekerjaan bagi pengguna.

Microsoft Access Merupakan progam aplikasi perangkat manajemen yang luwes yang bisa di gunakan untuk mengurutkan, menyeleksi dan mengatur informasi penting yangdiperlukan. Kemudahan penggunaannya menjadikan software ini banyak digunakan baik oleh pengguna komputer yang baru mengenal maupun yang sudah berpengalaman.

1.3 Pengertian Visio

Pengertian Microsoft Visio 2010 (diucapkan / vɪzi.oʊ / VIZ-zee-oh), (sebelumnya dikenal sebagai Microsoft Office Visio), adalah sebuah program diagram komersial untuk Microsoft Windows yang menggunakan grafik vektor untuk membuat diagram. Saat ini tersedia dalam tiga edisi: Standard, Profesional dan Premium. Versi terakhir adalah Microsoft Office Visio 2010 untuk Windows. Pada akhir 2009, Microsoft merilis versi beta dari Microsoft Visio 2010. Berbeda dengan inti aplikasi Office 2007, Microsoft Visio 2007 tidak fitur user interface Ribbon, tapi Microsoft Visio 2010 ini. Visio tidak dikembangkan untuk Mac OS X atau sistem operasi Linux; pengembang lain menawarkan program diagram untuk sistem tersebut. Karena format file Visio proprietary, beberapa Mac OS X atau program Linux dapat membaca file Visio. Pro Omnigraffe pada Mac dapat membaca dan menulis file Visio.

Standar dan Edisi Profesional baik berbagi antarmuka yang sama, tetapi yang terakhir memiliki tambahan template untuk diagram lebih maju dan tata letak serta fungsi unik yang membuatnya mudah bagi pengguna untuk terhubung diagram mereka ke sejumlah sumber data dan menampilkan informasi secara grafis. Edisi Premium memiliki tiga jenis diagram tambahan dengan dukungan aturan validasi cerdas, dan subproses (rincian diagram) mendukung Pengertian Microsoft Visio 2010.Microsoft Visio Corporation diakuisisi pada tahun 2000. Enterprise Network Tools, add-on produk memungkinkan jaringan otomatis dan layanan direktori diagram, dan Visio Network Center, sebuah situs web di mana pengguna dapat menemukan konten jaringan dokumentasi terbaru dan bentuk jaringan yang tepat-replika peralatan dari 500 produsen terkemuka, dibebaskan bersama versi 2002 Yang pertama telah dihentikan, sedangkan bentuk-temuan yang terakhir fitur yang sekarang terintegrasi ke dalam program itu sendiri Visio 2007 ini dirilis pada 30 November 2006.

1.4 Pengertian Crystal Report

Cristal Report adalahsuatu aplikasi windowse yang dikembangakan oleh seagete sofware yang berguna untuk membuat format laporan yang terpisah dari program Microsoft Visual Basic 6.0, namunkeduanyadapat dilakukan linkage.

Di dalam Crystal Report ada beberapa area ( section ) yaitu :

a. Report Header, yaitu area yang di gunakan untuk informasi yang akan dimunculkan pada halaman pertama saja. Misalnya kop surat dengan logonya. Posisi diatas.

b. Page Header, yaitu area ini digunakan jika akan memunculkan informasi yang akan muncul pada setiap halaman posisi diatas. Misalnya nama kolom.

c.Detail, yaitu area yang untuk menampilkan isi datanya.

d. Report Footer, yaitu area yang digunakan untuk menampilkan informasi yang akan muncul pada halaman paling akhir posisi di bawah. Misalnya tanda tangan, total, atau petugas.

e. Page Footer, yaitu area untuk memunculkan data setiap halaman dan posisi di bawah. Misalnya nomor halaman.

f. Group Header, yaitu area untuk informasi group posisi di bawah page header.

g. Group Footer, yaitu area untuk informasi Group posisi di bawah detail.

1.5 Langkah-Langkah Membuat Form dalam ms. Acces

Berikut langkah langkah membuat Form dengan menggunakan Create From in desain view.

Ø Klik pada menu tab create→dalam group forms klik Form Design.

Ø Setelah muncul tampilan Form Design.klik Add Existing Fields.(no1)→

Ø Lalu klik Show All Tables (no2)→Drag ke arah Desain Forms(no3) dengan cara menekan data tabel dengan tombol kiri mouse jangan di lepas,lalu geserkan ke arah desain Form.lakukan ber ulang ulang hingga semua data telah berada pada desain.Sesuaikan Masing masing data tabel pada Form desain dengan,desain sesuai keinginan anda.seperti desain tampilan form yang saya buat di bawah ini

Ø Setelah selesai memindahkan data data tabel ke desain Form.kini anda dapat mengubah beberapa tampilan nya Untuk memberikan Header dan Footer nya,klik pada group controls→pilih title.(no1)

Ø Untuk menambahkan Gambar anda dapat melakukanya dengan mengklik Logo pada Group controls.

Ø Dan untuk mengganti format huruf pada title.anda dapat menggunakan tools pada group font.

Ø Perubahan Form telah di lakukan Simpan dokumen anda dengan cara tekan Ctrl+S. Dalam kotak dialog ketikan nama form anda.

Ø Untuk melihat hasil Form. klik ikon view pada bawah Office Button→klik Datasheet View.Lihat hasilnya:

Ø Untuk mempermudah melakukan penjumlahan “jumlah nilai” dan mencari “rata rata” dalam Database dengan mudah tanpa harus anda jumlahkan sendiri.Anda dapat menggunakan fasilitas Ms.acess,yaitu “expression builder”

Ø Inilah preview nya:

Ø Pertama anda masuk dulu kedalam Desain Form: klik ikon view pada bawah Office Button→klik Design View.

Ø Setelah muncul tampilan Desain form,masuk kedalam Property sheet.caranya klik pada text box (gmbr.1) klik kanan→klik Properties. Atau klik text box(gmbr.1)→pada group tools klik Property sheet.

Ø Untuk memasukan aritmatika kedalam text box, klik tanda (pada no 2) pada Controlsource.

(Lihat gambar.2).

Ø maka akan muncul jendela “expression builder” masukan rumus seperti di bawah ini:

=[MTK]+[IPA]+[B_Inggris]+[B_indonesia]

3 dan 4.

v Ket: masukan = pada awal rumus,tanda tambah + digunakan untuk menambahkan apa saja yang akan dijumlahkan. Misalnya saya akan menjumlahkan mtk,ipa,b.inggris,dan b,indonesia.maka rumusnya seperti di atas.

Ø Untuk mencari field mana yang ingin anda tambahkan,anda dapat mencarinya dalam kotak expression builder yang tengah.

Ø Setelah anda masukan data datanya klik ok.

v Ket: jumlah nilai adalah field yang telah di buat penjumlahan dari rumus sebelumnya. /4 adalah pembagian atas 4 field untuk mencari rata rata,jika anda memiliki jumlah field lebih dari emat atau kurang ,anda dapat menyesuaikannya dengan jumlah field yang akan anda bagi.

Contoh: dalam penjumlahan saya tadi terdiri dari 4 field yaitu mtk,ipa,b.inggris dan b.indonesia. maka saya akan bagi dengan 4.untuk menghasilkan rata rata.

Ø Setelah itu klik ok.save hasil editan anda.

Ø Untuk melihat hasil nya silahkan anda klik ikon view pada bawah Office Button→klik form view

Ø Untuk mencari rata rata,caranya sama seperti mencari jumlah nilai.masuk pada jendela ”expression builder” lalu masukan rumus berikut.

Ø Untuk mencari rata ratanya anda dapat memasukan rumus seperti berikut ini:=[Jumlah nilai]/4

Cara Membuat Tabel, Query, Form, dan Report pada Microsoft Office Access 2007

A. Membuat Tabel

Untuk membuat suatu tabel sederhana, langkah-langkahnya sebagai berikut :

1. Biasanya ketika telah membuat database baru, akan langsung muncul perintah untuk membuat tabel. Jika tidak ada, klik Create, pilih Table.

2. Isikan nama field-fieldnya beserta isi dari field-field tersebut

3. Simpan.

B. Membuat Queri

Berikut ini adalah langkah-langkah membuat Query dengan Query Wizard :

1. Buka File DataBase yang dimiliki kemudian pilih Toolbar Create kemudianklik Query Wizard.

2. Kemudian akan muncul kotak New Query, lalu pilih Simple Query Wizard, klik Ok.

3. Kemudian pilih pilih tabel yang diperlukan pada perlukan pada pilihanTabel / Query.

4. Keterangan :Klik > untuk memilih field yang diperlukan dalam Query.

Klik < untuk membatalkan.

Klik >> jika memerlukan semua Field yang ada.

Pilih Field NIM, Nama dan IPK

5. Klik Detail Show Every Field of Every Record atau Summary.

Kemudian klik Next akan muncul jendela baru kemudian beri nama padaQuery yang telah dibuat dan pilih Open The Query to ViewInformation,

6. Klik finish

C. Membuat Form

Form digunakan untuk berinteraksi dengan data pada layar, agar data yang kita isikan pada tabel tadi terlihat pada form. Langkah-langkahnya :

1. Klik Create

2. Pilih More Forms

3. Pada Form Wizard, pindahkan Field-fieldnya, lalu next

4. Pilih layout form (layout dibawah menggunakan Columnar) klik next

5. Pilih gaya tampilan form (tampilan dibawah menggunakan gaya Flow) lalu next

6. Klik Finish

D. Membuat Report

Report digunakan untuk mencetak hasil. Langkah-langkahnya :

1. Klik Create

2. Pilih Report Wizard

3. Pada Form Wizard, pindahkan Field-fieldnya, lalu next

4. Urutkan seperti keinginan, klik next

5. Pilih gaya tampilan report (tampilan dibawah menggunakan gaya Urban), lalu next

6. Klik Finish

1.6 Cara Membuat Form Aplikasi Database Microsoft Access

Ada beberapa cara dapat ditempuh membuat form apilkasi database salah satunya diperkenalkan pada tutorial ini yaitu membuat Form input data database menggunakan form wizard. Tujuan membuat Form input database adalah sebagai sarana untuk memudahkan pengelola data memasukan (input) data pada tempat yang terpusat (form).

Memulai Microsoft Access

Ikuti langkah berikut ini:

1. Klik star>Program>Microsoft Access 2007

2. Klik Blank Database,

tentukan lokasi penyimpanan dan nama database, klik tombolCreate

Maka akan tampil area kerja Ms. Access 2007, seperti gambar dibawah ini:

Office Button :adalah pengganti menu file yang biasa anda temukan pada versisebelumnya

Quick Access Toolbar: adalah customizable yang berisi perintah-perintah penting sepertisave, undo, redo dan masih banyak lagi perintah yang dapat anda tambahkan sendiri sesuaidengan keperluan.

Ribbon :merupakan pengganti Toolbar yang sering anda temukan pada versi sebelumnya.

Artikel ini merupakan kelanjutan dari bahasan tools-tools pendukung untuk membuat Aplikasi Database

Gambar: Form Input data database dalam microsoft Access

Form yang dibuat menggunakan software aplikasi microsoft office juga dapat difungsikan sebagai tempat menampilkan data tertentu dari beberapa data database. Salah satu tools untuk menampilkan data tertentu dengan memanfaatkan tool Combo Box.

Sekarang kita coba praktekan membuat Form menggunanakan Form wizard dengan langkah-langkah sebagai:

Klick kanan create pada menu lalu klick kanan pada More Form dan akan muncul empat pilihan yaitu, Form Wizard, Datasheet, Modal Dialog dan PivotTabel. Kita pilih saja Form wizard untuk dipraktekan.
Pindahkan semua data yang ada pada kolom sebelah kiri ke kolom sebelah kanan
Klick Next

Klick Next

Klick Next.

Klick Next

Klick Next

Klick Finish dan akan muncul gambar seperti berikut ini

1.7 Langkah-Langkah Membuat Form dalam Ms. Word

Pada dasarnya, form adalah template juga. Di dalam template form, telah tersedia kotak isian, daftar pilih, dan sejenisnya untuk mempermudah pengisian form. Tidak seperti pada Microsoft Word versi lama, pada versi 2007, menu pembuatan form tersembunyi dan tidak tampil di ribbon atau toolbar. Menunya harus kita tampilkan via Microsoft Word Options.

Berikut contoh membuat template form :

Buat template baru seperti sebelumnya, atau cukup edit template yang sudah kita buat. Untuk mengedit template, klik Open (bukan ~~New~~), browse dan buka file BIODATA.dotx. Cara lain, browse file melalui Windows Explorer, klik kanan file BIODATA.dotx lalu pilih Open (bukan ~~New~~). File template BIODATA akan terbuka dan siap diedit.
Tampilkan menu pembuatan form. Pada Microsoft Word, klik Office Button di sudut kiri atas, lalu klik Word Options. Pada jendela Word Options, klik Popular lalu aktifkan kotak pilih Show Developer tab in the Ribbon. Klik OK.

Pada jendela Microsoft Word, klik tab Developer yang baru Anda tampilkan. Kini Anda siap menyisipkan komponen form ke item-item isian form yang telah Anda susun.

Sebagai contoh, kita sisipkan komponen kotak isian teks pada item isian nama. Tempatkan kursor di kolom isian nama yang telah kita siapkan. Jika Anda menggunakan format file .dotx, maka cukup klik pada ribbon Developer >Design Mode> pilih tombol jenis komponen form yang tersedia, misalnya Rich Text.

Jika Anda menggunakan format file .dot, maka tombol shortcut komponen form tidak aktif. Anda harus memilihnya dari Legacy Tools. Klik pada tab Developer >Design Mode>Legacy Tools. Pilih item Text Box, maka text box akan muncul di posisi yang telah kita atur.

Lakukan hal serupa pada item-item form lain yang harus diisi oleh pengguna form nantinya.
Kini coba tambahkan kotak pengisian tanggal pada item isian tanggal lahir. Tempatkan kursor pada posisi penyisipan, lalu klik tombol Date Picker. Perhatikan hasilnya.

Atur format tanggal, klik pada komponen form Date Picker yang telah disisipkan, lalu klik Properties. Pilih format tanggal sesuai contoh yang tersedia. Klik OK.

Untuk memudahkan pengisian form, gunakan komponen Drop Down List berisi alternatif jawaban untuk dipilih. Misalnya, letakkan pointer pada kolom isian item Strata Pendidikan Terakhir, klik tombol Drop Down List.

Klik Properties, kali ini isikan alternatif jawabannya. Klik Add untuk menambahkan item jawaban. Klik OK.

Lengkapi form menggunakan komponen-komponen form lain yang telah tersedia hingga seluruh item isian siap digunakan.
Agar formulir tidak bisa diedit dan hanya bisa diisi oleh pengguna, maka proteksi template form Anda. Pada tab Developer, klik Protect Document, lalu pilih Restrict Formatting and Editing.

Pada sidebar Restrict Formatting and Editing di sisi kanan layar Anda, klik opsi Allow only..., lalu pilih Filling in forms.

Simpan hasilnya. Template Form siap digunakan dan didistribusikan.

Menggunakan Form

Untuk memakai form, caranya sama seperti pada template. Bedanya, kini pengguna cukup mengisi atau memilih jawaban sesuai dengan nilai yang telah kita tentukan.

1.8 Cara Membuat Combo Box dan Command Button pada Microsoft Access 2010

Combo box adalah control pada Microsoft Access yang dapat digunakan untuk proses entry data yang datanya dapat dipilih dari suatu daftar.

Cara membuat control Combo Box:

1. Buat form baru dengan design view

2. Pada toolbar toolbox klik pada combo box

3. Klik pada area form di tempat dimana kita ingin menyimpan combo box yang akan kita buat

4. Double click pada combo box yang baru saja dibuat, akan muncul combo box property.Klik pada tab data, pada tab ini kita dapat men-set sumber data atau Row Source dari manakah daftar data yang akan muncul pada combo box akan ditampilkan. Source data dapat berupa Tabel/Query, Field List atau Value ListJika kita ingin data yang ditampilkan pada combo box berasal dari tabel, maka kita memilih Data Source Table/Query lalu isi Row Source dengan nama tabel atau perintah query Select.Jika kita ingin data yang ditampilkan adalah daftar field dari suatu tabel maka kita pilih Data Source-nya Field List lalu isi Row Source dengan nama tabel yang daftar field-nya akan ditampilkan pada combo box.Jika kita ingin data yang ditampilkan berupa daftar yang kita tentukan sendiri kita pilih Data Source-nya Value List lalu isi Row Source dengan data-data yang kita inginkan berupa daftar nama atau data yang dipisahkan dengan tanda koma (misalnya: Januari,Pebruari,Maret).

Contoh penggunaan Combo Box:

Penggunaan combox dengan Row Source dari Table/Query

Misalnya kita ingin memilih nama bulan dari combo box. Ada 2 jenis data bulan yang dapat kita gunakan, yang pertama nomor bulan yaitu anggka 1 sampai 12 atau nama bulan yaitu Januari sampai Desember.

Langkah pertama kita membuat tabel BULAN dengan field NOMOR_BULAN (Primary Key) dan NAM_BULAN. Isi field NOMOR_BULAN dengan data angka 1 sampai 12 dan field NAMA_BULAN dengan data Januari sampai Desember.
Buat form baru dengan design view, tambahkan satu buah control combo box. Tamplikan com box property (jika combo box property belum tampil) dengan cara men-double click control combo box yang baru saja kita buat.
Pada combo box property, klik tab format isi clumn count dengan angka 2, isi kkolumn width dengan 0 Klik pada tab data, pilih Row Source type Tabel/Query, isi Row Source dengan nama tabel BULAN lalu Save form yang baru kita buat.

Buka form yang baru saja kita buat dengan cara mendouble click nama form. Setelah form terbuka klik pada pilihan combo box untuk menampilkan data bulan.Control Button aplikasi database access adalah tools yang didesign sebagai tools tambahan untuk menjalankan apilkasi database. Kontrol button dibuat digunakan untuk mengatur dan menampilkan baik form maupun data-data tertentu yang terdapat dalam form database.

Fungsi kontrol button tambahan ini sama seperti kegunaan tab-tab yang ada dan berlaku dalam aplikasi software komputer umumnya seperti tools yang terdapat pada menu tab dalam microsoft word, excel, dan access.

Gambar: Kontrol button tambahan dalam aplikasi database microsoft access

Langkah-langkah membuat control button pada form aplikasi database dapat dilakukan dengan langkah-langkah yang dijelaskan berikut ini, yaitu:

Aktifkan File Microsoft Office access yang sudah memiliki form untuk didesign kontrol buttonnya
Klick Design pada menu
Klick Button

Klick kanan Design pada menu lalu pilih Button Control yang diinginkan. Sebagai contoh kita akan manambahkan Control Button untuk menambah data.

Tandai Add Record
Klick next

Klick Next

Sebelum klick Finish, kita rubah nama Command yang muncul dengan cmd_AddRecord (namanya dapat disesuaikan anda sendiri). Merubah nama command ini dimaksudkan agar kita tidak kesulitan untuk mengotrol command-command ketika kita ingin merubah tampilan form nantinya.
Klick Finish
Klick View untuk melihat hasilnya.

1.9 Membuat Report Wizard Pada Microsoft Access 2007

Report dapat diartikan dengan sebuah kata: ‘laporan’. Report merupakan salah satu fungsi pada Microsoft Access yang berguna untuk membantu kita membuat laporan mengenai data–data yang ada dalam database kita. Sebagai contoh, kita dapat menggunakan report untuk membuat laporan transaksi pada sebuah toko (pembelian dan penjualan), laporan data pegawai sebuah perusahaan, laporan stock dan status barang pada suatu gudang, dan lain – lain. Pada tutorial kali ini kita akan membuat report dengan wizard.

Report dengan Wizard

Microsoft Acces 2007 mempunyai fasilitas Report yang digunakan untuk menampilkan output data yang di ambil dari tabel atau query.

Berikut Langkah-langkahnya:

Langkah 1

Buatlah database baru dengan nama Latihan 9, kemudian klik menu Create- Table Design. Setelah itu buatlah sebuah tabel baru dengan struktur field sesuai tabel dibawah ini :

Langkah 2

Pastikan Primery Key telah anda Aktifkan pada field Kode Menu, kemudian simpan dengan nama Menu. Selanjutnya Masukkan datanya seperti gambar dibawah ini :

Langkah 3

Pada field foto, klik kanan baris dari kolom pertama field foto dan pilih Insert Picture :

Langkah 4

Maka Kotak dialog tampil Microsoft Office Access, pilih Paint Brush Picture/Corel Photopaint/Adobe Photoshop image/ Bitmap Image– Ok.

Langkah 5

Maka Program pengolah image tampil seperti gambar dibawah ini :

Kemudian klik paste-> paste form.

Langkah 6

Cari tempat penyimpanan gambar (file penyimpanan gambar harus didalam satu folder dengan database).

Tekan langCtrl+S, untuk menyimpan ulang.

Langkah 7

Klik menu Create – Form, maka tampilan seperti gambar dibawah ini :

Langkah 8

Untuk embuat Report, klik menu Create – Report Wizard. Pada jendela Report Wizard, aktifkan tabel Menu >Seleksi seluruh field dan klik tombol Next.